Llevar registros
¿Por qué el grupo debe llevar registros?
El/la PG deberá asegurarse de que el grupo esté muy consciente de la
importancia de llevar registros y de que no considere tal actividad una
pérdida de tiempo.
Solicítele al grupo que sugiera razones por las cuales
es necesario llevar registros. Agregue las siguientes
razones, sólo si el grupo no las menciona:
• Si el grupo no lleva ningún tipo de registro de lo que se gasta y
se gana, no sabrá si algo anda mal hasta que sea demasiado
tarde. El sólo hecho de que esté ingresando algo de dinero no
significa que el negocio sea rentable. Los registros permiten
determinar fácilmente si la empresa va bien o mal.
CUENTAS
PLAN
Parte 3: Administración del Negocio
70
• Al saber exactamente en qué se gasta el dinero y de dónde
proviene, el grupo puede encontrar
formas más efectivas de
administrar el negocio.
Por ejemplo, es fácil ver
en cuál área se puede
ahorrar mediante la
reducción de gastos, o
si habría alguna diferencia en caso de que se le cancelara a un
proveedor una semana más tarde de lo acostumbrado. Asimismo,
podría determinarse si al gastar más en empaque aumentaron
las ventas y si vale la pena seguir
haciéndolo.
• Llevar registros ayuda al grupo a
recordar quién ha pagado
qué, cómo se ha utilizado
el dinero y quién ha
recibido cuál cantidad. Si
no se llevan registros por
escrito, es fácil que la gente
olvide los detalles y esto
puede crear conflictos en el
grupo.
• Los registros pueden ser vir para
recordar el costo de las cosas y el destino
que se le dio al dinero. Esto servirá para
planear los gastos futuros.
PAN
FRESCO
BANCO
SEMILLA
FERTILIZANTE
FERTILIZANTE
CONTRIBUCIONES DEL GRUPO
Parte 3: Administración del Negocio
71
Llevar registros no tiene que ser una tarea difícil ni tomar mucho tiempo.
Por el contrario, puede ser un método simple pero útil. Lo importante es
que no se haga sólo por hacerlo, sino que la información recopilada ayude
a todos los miembros del grupo a ver cuánto dinero está generando el
negocio y cómo pueden aumentarse las ganancias.
¿Qué información necesita el grupo?
El grupo no podrá determinar cómo va el
negocio con sólo observar las actividades diarias
o contar el efectivo que hay en la caja
registradora al final del día. Lo que se necesita
es información más específica sobre el manejo
de la empresa.
El contador del grupo deberá aprender bien y
entender completamente toda esta sección. No obstante, es necesario
que todos los miembros comprendan las ideas básicas sobre pérdidas y
ganancias para que se puedan dar cuenta de cómo marcha el negocio.
Específicamente, deben saber:
•Cuánto dinero tenía el grupo
al iniciar el negocio, cómo se ha
gastado y cuánto queda
disponible.
• Si el dinero ha
aumentado desde
que se iniciaron
operaciones, o
CUENTAS
G C
Parte 3: Administración del Negocio
72
• si ha disminuido.
El/la contador(a) deberá explicar al grupo estos aspectos de manera regular.
Para ayudar a los miembros con menos conocimientos en esta área, podrá
emplear los diagramas que aparecen más adelante en esta sección.
A fin de determinar cuánto dinero tiene el grupo, es necesario tomar en
cuenta de dónde proviene y qué se ha hecho con él. Esta información se
registra en un informe que se conoce como
igual que una balanza, a un lado se registra el dinero invertido por el
grupo en el negocio, y en el otro en qué se ha gastado.
Para determinar si se ha incurrido en pérdidas o ganancias se utiliza un
registro denominado
El balance de situación
balance de situación. Alestado de ganancias y pérdidas.Cada vez que se compra algo para el negocio, debe anotarse en el balance
de situación. Esto permite recordar qué se ha hecho con el dinero y
cuánto queda.
El balance de situación sirve para registrar dos cosas:
• El dinero que se invier te en el
negocio (proveniente de los
ahorros del grupo, préstamos u
otras fuentes).
• Qué se ha hecho con el dinero
(se usó para comprar algo, se
depositó en el banco, u otros
destinos).
DINERO
DE
DINERO
PARA
Parte 3: Administración del Negocio
73
Se denomina “balance de situación” porque las dos columnas deben sumar
lo mismo. Esto no debe sorprendernos puesto que el grupo no puede
usar más dinero del que tiene, y además hace algo con él (aunque sea
guardarlo en una caja). Verificar que las dos columnas sumen lo mismo es
una forma de asegurarse de que no se ha olvidado nada en los cálculos.
Estos cálculos se deben hacer tan a menudo como el grupo lo considere
necesario para analizarlos en sus reuniones. Si no se vende ni compra
nada, no hay necesidad de hacer un nuevo balance de situación. Cuando
entra o sale una gran cantidad de dinero, es una buena ocasión para
revisar el balance de situación, el cual proporciona un panorama bastante
claro sobre el dinero del grupo en el momento en que se hacen los
cálculos.
El/la PG deberá usar el siguiente ejemplo para explicar el concepto de
balance de situación.
DE
PARIENTES
AHORROS
DEL GRUPO
LOCAL
INSUMOS
ALQUILEREN EL
BANCO
SEMILLAS
FERTILIZANTE
RESERVA
ALQUILER
BANCO
HERRAMIENTAS
SR.A
SRA.C
SR.D
SRA.E
SRA.B
fertilizante por
$10, herramientas por $30 y pagan $20 por
el alquiler de la tierra que necesitan para
cultivar los vegetales. Ellos calculan que las
herramientas que compraron les servirán
unas diez temporadas, de manera que no
tendrán que comprar otras nuevas hasta
entonces.
Un grupo decide cultivar vegetales.
Para empezar el negocio, deciden qué
cantidad de dinero puede contribuir
cada uno y lo juntan.
Luego, compran semilla por un monto de $10,
PRESTAMO HERRAMIENTAS
BANCARIO
Parte 3: Administración del Negocio
74
A continuación, decidieron depositar $20 en una cuenta del banco a
nombre de todo el grupo y dejar los $10 que sobran como fondo de
reserva para emergencias. Este dinero se usaría sólo para hacer frente
a gastos inesperados (por ejemplo, si algo se daña) y no se emplearía
para cubrir los costos
de operación normales.
En este momento, el
estado de situación se
vería así:
SR.A
SRA.C
SR.D
SRA.E
SRA.B
SEMILLAS
FERTILIZANTE
FONDO DE RESERVA
ALQUILER
CUENTA BANCARIA
HERRAMIENTAS
SR.A
SRA.C
SR.D
SRA.E
SRA.B
SEMILLAS
FERTILIZANTE
FONDO DE RESERVA
ALQUILER
CUENTA BANCARIA
HERRAMIENTAS
EL DINERO PROVINO DE: EL DINERO SE USO ASI:
S
SRA. C $20 FERTILIZANTE $10
SR. D $20 HERRAMIENTAS $30
SRA. E $20 ALQUILER $20
SRA.B $30 CUENTA BANCARIA $20
FONDO DE RESERVA $10
---- ----
TOTAL $100 TOTAL $100
Parte 3: Administración del Negocio
R. A $10 SEMILLA $1075
Al explicar esto al grupo, asegúrese de que todos comprendan por qué el
dinero depositado en el banco ($20) se coloca en la categoría de dinero
utilizado, y no en la que indica de dónde proviene el dinero. Ayúdeles a
ver que existen dos tipos de operación:
• Recolección de dinero.
• Uso del dinero con diferentes propósitos.
Por lo tanto, al depositar dinero en el banco o incluso al guardarlo en una
caja de seguridad, está usándose en algo.
Al concluir la primera cosecha, el grupo sacó $15 de la cuenta
bancaria (dejando $5) e invirtió $5 en bolsas para empacar
los vegetales, $5 en un local en el mercado y $5 en pasajes
de autobús para trasladarse al mercado del pueblo y vender los
vegetales. En ese momento, el balance de situación se vería así:
EL DINERO PROVINO EL DINERO SE USO ASI:
DE:
SR. A $10 SEMILLAS $10
SRA. C $20 FERTILIZANTE $10
SR. D $20 HERRAMIENTAS $30
SRA. E $20 ALQUILER $20
SRA.B $30 BOLSAS $5
LOCAL EN EL MERCADO $5
PASAJES DE AUTOBUS $5
CUENTA BANCARIA $5
FONDO DE RESERVA $10
---- ----
TOTAL $100 TOTAL $100
Parte 3: Administración del Negocio
76
El/la PG deberá ayudar al grupo a calcular sus primeros balances de
situación.
Pregunte al grupo de dónde provino el dinero que
utilizaron para operar el negocio. Algunas fuentes
pueden ser:
• Contribuciones de los miembros.
• Préstamos de familiares.
• Ganancias reinver tidas en el
negocio después de cierto tiempo
de estar operando.
• Préstamos bancarios o de otro tipo después de cierto tiempo
de estar funcionando con éxito.
A continuación, el/la PG deberá preguntar en qué se ha empleado el
dinero. ¿En qué se gastó? ¿Qué hizo el grupo con él?
• Parte del dinero se utiliza para comprar cosas que se agotan al
fabricar los productos.
Al regresar del mercado, habían vendido todos sus vegetales por $60
y se alegraron mucho. Sin embargo, ¿realmente ganaron más dinero
del que gastaron?
(Antes de continuar, pida al grupo que conteste esta pregunta).
A menos de que sepan si tuvieron ganancias o no, no podrán saber si
el negocio tiene éxito y si deberían sembrar más vegetales para la
próxima temporada.
PRESTAMO
BANCARIO
AHORROS
DEL GRUPO
SEMILLAS
FERTILIZANTE
ALQUILER
CUENTA BANCARIA
SR.A
SRA.C
SR.D
SRA.E
SRA.B
PASAJES DE AUTOBUS
LOCAL EN EL MERC ADO
BOLSAS
FONDO DE RESERVA
HERRAMIENTAS
DE
PARIENTES
Parte 3: Administración del Negocio
77
Por ejemplo, para el negocio de vegetales, entre estas cosas
se incluirían las semillas, el fertilizante y las
bolsas para empacar los vegetales.
• Parte del dinero se dedica a pagar las cosas
que se usan en el negocio y que no se
pueden conservar (como por ejemplo, el alquiler de la tierra,
los pasajes del autobús para ir al mercado a vender los vegetales).
• Parte del dinero se destina a comprar cosas que se usan en el
negocio y que serán empleadas nuevamente para producir más
(por ejemplo, arado, pala, mesa para el local en el mercado).
• Parte del dinero no se gasta y se conserva como ahorro del
grupo o en el banco.
El/la PG deberá asegurarse de que los dos lados del balance de situación
coincidan y de que el grupo entiende los cálculos que se hicieron.
El balance de situación sólo le dice al grupo cuánto dinero se ha invertido
en el negocio y en qué se ha gastado. No le dice si ha habido ganancias o
pérdidas. Este informe sirve para evitar discusiones sobre a dónde fue a
parar el dinero y al registrarlo todo, permite ver en dónde podrían reducirse
costos.
Si lo que se desea es determinar si ha habido ganancias o pérdidas, el
grupo deberá emplear la información registrada en el balance de situación
para preparar otra cuenta denominada
pérdidas
El estado de ganancias y pérdidas
estado de ganancias y.Este cálculo le mostrará al grupo si el dinero que se invirtió en el negocio
ha aumentado o disminuido. El/la PG deberá explicar que el grupo necesita
determinar dos cosas:
• Cuánto dinero obtuvieron con la venta del producto (ventas)
• Cuánto cuesta producir el producto (costos).
La diferencia entre estos dos puntos le indicará al grupo si ha tenido
ganancias o pérdidas. El cálculo debe hacerse una o dos veces al año, ya
que muchos de los costos son difíciles de dividir en períodos más cortos.
ALQUILER
ALQUILER INSUMOS
EN EL
BANCO
HERRAMIENTASParte 3: Administración del Negocio
78
Por ejemplo, no tiene sentido calcular las ganancias obtenidas en un día si
en algunos no se vende nada y en otros se vende de una sola vez el
equivalente a varios meses de producción.
Si las ventas son superiores a los costos, el
dinero ha aumentado y el grupo ha obtenido
ganancias.
Si las ventas son iguales a los costos,
el grupo no ha ganado ni perdido.
COSTO
SIN GANANCIA
GANANCIA
COSTO INGRESO
INGRESO
Parte 3: Administración del Negocio
79
Si las ventas son menores que los costos, el grupo
ha tenido pérdidas.
Los costos son cosas que se relacionan con un solo período contable (un
período contable es la frecuencia con que el grupo decida efectuar el
estado de ganancias y pérdidas -una vez por temporada o una vez al año).
Por lo tanto, a pesar de que la mayoría de los costos se incluyen en el
balance de situación, existe una diferencia
importante con los costos que se aplican a más
de un período como, por ejemplo, equipo y
herramientas.
Los costos en un período de producción son:
•
directamente en lo que produce el grupo (semillas, fertilizantes, bolsas
para empacar los vegetales, costos de transporte al mercado, costo
de alquiler del local en el mercado).
•
pagan a intervalos (alquiler de la tierra e instalaciones, permisos de
venta, entre otros).
Si el estado de ganancias y pérdidas se calcula más a menudo de
que lo que se tarda en pagar estos costos, sólo debe incluirse
COSTO INGRESO
PERDIDA
Todas las cosas que se han usadoTodas las cosas necesarias para que funcione el negocio y que seFERTILIZANTE
FERTILIZANTE
SEMILLA
Parte 3: Administración del Negocio
80
par te de los costos. Por
ejemplo, el alquiler de la tierra
sería de $40 si se paga una vez
al año pero cada año se
producen dos cosechas y el
estado de ganancias y pérdidas
se calcula después de la venta
de cada cosecha. En este caso,
el costo de la tierra en un
período de producción (y en
un estado de ganancias y
pérdidas) sería la mitad del alquiler anual, es decir $20.
• Parte de las cosas que el grupo necesita para producir lo que vende
pero que pueden
Parte 3
Administración del Negocio
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